Messemateriale: Tjekliste med mål, formater og deadlines

Messemateriale er alt det, der skal være klar, før I står på standen: roll-ups og bagvæg, brochurer, visitkort, giveaways, skærm og en plan for de leads, I får. Her får du hele listen med standardmål, filkrav, leveringstider og en tidsplan, så I bestiller det rigtige i tide.

Print listen, og sæt navn på hver linje. Det, der ikke har en ansvarlig, når ikke med.

• Standgrafik (roll-ups, banner eller bagvæg) med ét klart hovedbudskab
• Brochure eller flyer til de besøgende, der vil have noget med hjem
• Visitkort til hver medarbejder på standen
• Giveaways eller produktprøver, der passer til målgruppen
• Skærm, kabler, adaptere, forlængerledning og offline backup af præsentationen
• QR-koder og landingssider testet på iPhone og Android
• Én fast metode til leadregistrering (CRM, formular eller arrangørens scanner)
• Plan for opfølgning med dato og ansvarlig
• Praktisk: tape, saks, kuglepenne, opladere, vand og snacks til bemandingen

Skal messen skabe salgsmøder, introducere et nyt produkt eller gøre flere bekendt med virksomheden? De tre mål kræver forskelligt materiale. En stand, der skal booke møder, har brug for et mødebord, en kalender og en brochure, der forklarer processen. En stand, der skal skabe kendskab, har brug for en stor, rolig bagvæg og få ord. Skriv ét primært mål og højst to støttebudskaber, før designet går i gang.

Tænk også over, hvor samtalen foregår. En lille stand med tæt trafik kræver noget andet end et stort område med demo, mødebord og flere medarbejdere.

Det er sjældent trykkeriet, der forsinker messematerialet. Det er ventetiden på tekst, logo i den rigtige fil og den sidste godkendelse. Regn baglæns fra messedagen.

De store flader skal gøre standen genkendelig på afstand. Logo, en linje om, hvad I gør, og ét stærkt billede. Lange punktlister bliver ikke læst på tre meters afstand og gør hovedbudskabet mindre tydeligt.

Standardmål for en roll-up er 85×200 cm. Bredere varianter på 100×200 og 120×200 cm findes til større stande. Kassetten dækker de nederste 15–20 cm af banneret, så læg logo og tekst i den øverste halvdel. En bagvæg til en standard stand er typisk 300×225 cm eller en buet pop-up på cirka 225×225 cm. Tjek altid arrangørens standmål, før designet låses.

Tænk på, hvad der bliver dækket af bord, skærm og mennesker. Vigtig tekst må ikke ligge nederst. Og tænk på transport og opstilling: en roll-up står på to minutter, en bagvæg med rammesystem kræver to personer og en halv time.

En flyer (A5 eller A4, én side eller foldet) passer til ét tilbud, én kampagne eller en kort oversigt. En brochure (A5 eller A4, 8–16 sider) giver plads til ydelser, proces, cases og tekniske oplysninger. Vælg format efter det, modtageren skal kunne tage med hjem fra samtalen.

Kopiér ikke hele hjemmesiden over på papir. Brug tryksagen til det vigtigste, og giv en tydelig vej videre med en kort URL eller QR-kode. Bestil et oplag, I kan bruge op på to eller tre messer. 250–500 stk. dækker de fleste.

Visitkortet er hurtigt at give videre midt i en samtale. Hold det enkelt med navn, rolle, telefon, e-mail og hjemmeside. En tom bagside giver plads til en note om, hvad I talte om. Standardmål i Danmark er 85×55 mm.

Bestil ikke tusindvis. Titler og telefonnumre ændrer sig. 100–250 stk. pr. medarbejder i ordentlig kvalitet (300–350 g papir) rækker længere end et stort oplag på tyndt karton.

En gaveartikel giver synlighed efter messen, hvis den er relevant og bliver brugt. En billig ting med logo, der ryger i en skuffe, giver intet igen. Vælg færre ting, der passer til målgruppen eller understøtter budskabet: en god kop til dem, der sidder på kontor, en notesbog til rådgivere, en produktprøve til dem, der skal mærke kvaliteten.

Giveaways har den længste leveringstid af alt messemateriale. Tryk på kopper, tekstiler og kuglepenne tager 2–4 uger. Bestil dem samtidig med, at designet sættes i gang. Tænk også på, hvordan de er produceret og pakket. Store mængder engangsplast passer dårligt til en virksomhed, der fortæller om ansvarlighed.

En skærm på standen trækker blikke, hvis den viser noget, der bevæger sig, og ikke et stillestående logo. Lav en løkke på to til tre minutter uden lyd med tre-fem korte budskaber. Gem den lokalt på en USB-nøgle eller en laptop. Messehallens wi-fi er ikke noget, I skal regne med.

Tjek, om strøm er inkluderet i standlejen. Tag forlængerledning og en stikdåse med. Test QR-koderne på både iPhone og Android, og send dem til en landingsside, der er lavet til messen, ikke til forsiden.

Den vigtigste del af messen sker bagefter. Aftal, hvordan medarbejderne registrerer navn, virksomhed, interesse og næste aftale. Det kan være CRM’et på en tablet, en simpel formular eller arrangørens scannerløsning. Løse sedler og bunker af visitkort uden noter bliver ikke til kunder.

Sæt tid af til opfølgning i kalenderen, før messen starter. En kort, personlig mail med reference til samtalen inden for to hverdage virker. Et generelt “tak for besøget” tre uger senere gør ikke.

Det her er de krav, de fleste danske trykkerier stiller. Følger I dem, går filerne igennem første gang.

Logoet skal altid leveres som vektor. Har I det kun som PNG eller JPG, skal det tegnes op først, og det koster tid. Læs mere om logofiler, vektorgrafik og dpi i vores marketingordbog.

Priserne afhænger af oplag, kvalitet og trykkeri. Som pejling til budgettet (tryk, ekskl. moms og design):

• Roll-up 85×200 cm med kassette: 600–1.500 kr.
• Bagvæg 300×225 cm med rammesystem: 4.000–10.000 kr. Genbrugsgrafik til en eksisterende ramme: 1.500–3.000 kr.
• Brochure A5, 8 sider, 500 stk.: 2.500–5.000 kr.
• Flyer A5, 500 stk.: 500–1.200 kr.
• Visitkort, 250 stk.: 300–800 kr.
• Giveaways: fra 10 kr. pr. stk. for kuglepenne til 60–120 kr. for kopper og tekstil

Design kommer oveni. Et samlet messeudtryk med roll-up, brochure og visitkort ligger typisk på 8.000–20.000 kr. afhængigt af, hvor meget der findes i forvejen. Se, hvordan vi arbejder med grafisk design, og læs om roll-ups og brochurer i ordbogen.

Hvor lang tid før messen skal materialet bestilles?

Send trykfiler senest tre uger før. Roll-ups og visitkort leveres på 2–4 hverdage, brochurer på 4–6, bagvægge på 5–8. Giveaways skal bestilles 4–6 uger før.

Hvilket format skal filerne leveres i?

PDF i CMYK med beskæring. Vektorlogo som PDF, AI eller SVG. Billeder i 300 dpi til tryksager og 100–150 dpi i fuld størrelse til storformat.

Kan vi genbruge roll-ups fra sidste messe?

Ja, hvis budskabet og kontaktoplysningerne stadig passer. Kassetten holder i mange år. Ny grafik til en eksisterende kassette koster en brøkdel af en ny roll-up.

Hvad er det vigtigste at have med?

Én stor flade med et tydeligt budskab, noget at give videre (brochure eller visitkort) og en aftalt måde at registrere leads på. Resten er ekstra.