Messemateriale

Messemateriale er de fysiske og trykte dele, der hjælper en virksomhed med at blive set, forstået og husket på en messe, konference eller udstilling. Det kan være bagvægge, bannere, roll-ups, bordskilte, foldere, visitkort, produktark, navneskilte og emballage til prøver. Nogle virksomheder har også skærme og digitale præsentationer med, men de virker bedst, når de er tænkt sammen med det øvrige udtryk.

Det afgørende er ikke, hvor mange ting der står på pakkelisten. Det afgørende er, om materialet løser de opgaver, der opstår omkring standen. Folk skal kunne se på afstand, hvem virksomheden er. De skal kunne forstå tilbuddet, når de kommer tættere på. Og de skal have noget brugbart med videre, hvis samtalen skal fortsætte efter messen.

Derfor er messemateriale en praktisk disciplin lige så meget som en grafisk. Layoutet skal passe til en bestemt størrelse, stå i et bestemt lokale, transporteres frem og tilbage og måske bruges igen. Et flot banner er ikke en god løsning, hvis det ikke kan være i bilen, eller hvis den vigtigste tekst bliver skjult bag en skærm.

Materialet bør følge virksomhedens visuelle identitet, men det skal ikke bare være en stor udgave af hjemmesiden. En webside kan læses i ro og mag. På en messe træffer mange gæster deres første beslutning på få sekunder. Det kræver færre budskaber, større typografi og en tydeligere prioritering.

Hos Deluxe Media arbejder vi med både grafisk design og logo og identitet. Det er relevant på en messe, fordi en stand hurtigt afslører, om virksomhedens materialer er udviklet som en helhed eller samlet stykke for stykke.

Begynd med standens rammer, før du bestiller noget. Få de præcise mål, loftshøjden, placeringen af åbne sider, adgang til strøm og arrangørens regler. Spørg også, hvad der allerede følger med. Et standardbord, en mørk bagvæg eller kraftigt lys kan ændre behovet markant.

Planlæg derefter kommunikationen i tre afstande:

• På afstand: Navn, logo og en kort forklaring på, hvad virksomheden tilbyder. Det skal kunne afkodes, mens gæsten går.
• Ved standens kant: De vigtigste ydelser, produkter eller problemer, I løser. Her kan en roll-up, en skærm eller et skilt hjælpe samtalen i gang.
• Efter samtalen: Folder, produktark, visitkort eller en konkret vej videre. Det kan være et link, en kontaktperson eller en aftale om opfølgning.

Vælg ét hovedbudskab. Det er fristende at bruge messen til at fortælle alt om virksomheden, men en stand er sjældent det rette sted til hele historien. Hvis I både sælger fem produktgrupper, tilbyder rådgivning og søger forhandlere, skal det aftales, hvad der er vigtigst på netop denne messe.

Lav en oversigt over alle formater, før designarbejdet begynder. En bagvæg, en folder og et produktark har forskellige proportioner, men bør bruge de samme farver, skrifter, billeder og formuleringer. Når formaterne planlægges samlet, kan billeder beskæres rigtigt fra starten, og der kan afsættes plads til logo, kontaktoplysninger og eventuelle QR-koder.

Trykfilerne skal tilpasses leverandørens krav. Det omfatter blandt andet dokumentmål, udfald, farver og billedkvalitet. Til almindelige tryksager arbejder man ofte i CMYK, mens særlige materialer og storformat kan have andre profiler eller produktionskrav. En trykklar PDF bør kontrolleres med preflight, så manglende skrifter, for lave billedopløsninger og forkerte sidemål opdages inden produktion.

Brug ikke et fast krav om et bestemt antal DPI eller PPI uden at kende slutformat og betragtningsafstand. Et foto til en lille folder kræver flere pixels pr. centimeter end et stort banner, der ses på flere meters afstand. Trykkeriets specifikation er vigtigere end en tilfældig tommelfingerregel.

Lav også en reel tidsplan. Den skal rumme tekst, korrektur, eventuelle oversættelser, godkendelse, produktion, levering og en buffer. Produktionstiden varierer fra leverandør til leverandør og fra produkt til produkt. Derfor er “vi bestiller ugen før” ikke en plan, selv om det måske lykkedes sidste gang.

Deluxe Medias tjekliste til messemateriale kan bruges som udgangspunkt, men den konkrete liste skal altid tilpasses stand, målgruppe og transport.

En softwarevirksomhed skal på en branchemesse med en åben stand på tre gange fire meter. Formålet er at få møder med driftschefer, ikke at sælge direkte på dagen. Derfor vælger virksomheden et enkelt budskab på bagvæggen: hvilket driftsproblem løsningen fjerner. Produktnavn og logo står tydeligt, men de tekniske funktioner flyttes væk fra hovedfladen.

Ved indgangen står to roll-ups. Den ene viser tre konkrete situationer, hvor løsningen bruges. Den anden forklarer forløbet fra første møde til implementering. På bordet ligger et kort produktark og et visitkort til den ansvarlige rådgiver. Den lange funktionsliste ligger ikke på tryk, men kan åbnes på en tablet, når samtalen bliver teknisk.

Virksomheden genbruger billeder og grafiske elementer fra sit eksisterende materiale, men tilpasser dem til de store formater. Logoet hentes fra den oprindelige logopakke i stedet for fra hjemmesidens header. Fotos kontrolleres i den størrelse, de faktisk skal produceres i.

Fire uger før messen er alle tekster godkendt. Tre uger før sendes første korrektur. Her opdages det, at en gammel webadresse stadig står på produktarket, og at en overskrift bliver for lang på den smalle roll-up. Begge dele bliver rettet, før filerne sendes til produktion.

En uge før pakkes standen op på kontoret. Teamet opdager, at bordet skjuler den nederste del af den ene roll-up, men der står kun et baggrundsmønster i området. De vigtigste oplysninger er placeret højere oppe. Materialet fungerer derfor også i den virkelige opstilling.

Et eksempel på den type samlede leverance kan ses i vores arbejde for Dezide, hvor hjemmeside og grafiske materialer til blandt andet messer skulle fremstå som dele af samme virksomhed.

Den mest almindelige fejl er at bestille produkterne enkeltvis uden en samlet plan. Først bliver der lavet en roll-up. Derefter en folder hos en anden leverandør. Til sidst bestiller nogen et banner i en tredje skabelon. Farverne varierer, logoet har forskellig størrelse, og budskaberne konkurrerer med hinanden.

En anden fejl er for meget tekst. Et messebanner bliver ikke bedre af at rumme virksomhedens historie, fem produktfordele og alle kontaktoplysninger. Det bliver bare sværere at afkode. Den uddybende forklaring hører hjemme i samtalen, på et produktark eller på en landingsside.

Dårlige filer giver også unødige problemer. Et logo kopieret fra en e-mailsignatur eller et foto hentet fra sociale medier kan se acceptabelt ud på skærmen og falde helt fra hinanden i stort format. Brug originale filer, og få en designer eller trykker til at kontrollere dem inden bestilling.

Pas på med at låse materialet til én dato eller én kampagne uden grund. En dyr bagvæg med årstal, messeby og midlertidig pris kan sjældent genbruges. Det kan være rigtigt ved en særlig lancering, men beslutningen bør være bevidst.

Glem heller ikke det, der sker efter messen. En QR-kode uden en relevant destination, en folder uden kontaktperson og visitkort med fælles indbakke gør opfølgningen unødigt tung. Messematerialet skal understøtte næste skridt, ikke bare pynte omkring standen.

Bed om at få både trykklar PDF og de redigerbare originalfiler arkiveret. Den trykklare PDF er praktisk ved genbestilling, mens originalfilerne gør det muligt at opdatere tekst, dato eller kontaktperson uden at begynde forfra.

Gem også de tekniske oplysninger fra leverandøren sammen med filerne: slutmål, profil, materiale og eventuel skalering. Det er især nyttigt ved storformat, hvor dokumentet nogle gange leveres i en bestemt målestok.

Farver bør vurderes realistisk. En lysende skærm og et trykt materiale gengiver ikke farver på samme måde, og materialets overflade påvirker også resultatet. Er en bestemt brandfarve kritisk, bør I bede leverandøren om en prøve eller en konkret anbefaling.

Messemateriale kan med fordel planlægges som et lille system. Bagvæggen skaber genkendelse, roll-up’en åbner et emne, folderen uddyber, og visitkortet gør opfølgningen enkel. Når hvert format har sin egen rolle, behøver ingen af dem at indeholde alt.

Efter messen bør teamet notere, hvad der faktisk blev brugt. Blev folderne taget med? Kunne gæsterne læse skiltningen? Var der et tilbagevendende spørgsmål, som næste version bør besvare? De observationer er mere værd end endnu en generel designtrend.

Godt messemateriale handler derfor ikke om at fylde en stand. Det handler om at gøre virksomheden forståelig i en travl situation og give den rigtige gæst en enkel vej videre.